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Notionの始め方とおすすめテンプレート5選

2022/10/18 Tuesday
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機能性の高さが魅力の、万能型オールインワンツールNotion。前回は「万能ツールNotionでできること、最適なプラン」を解説しました。
今回は、アカウント開設の仕方や、より実践的な使い方についてご紹介します。

Notionをさらに便利に活用できるおすすめのテンプレートも紹介しますので、これから利用を考えている方も、すでにNotionを導入済みという方も、ぜひ参考にしてみてください。

Notionのアカウント作成方法

Notionを利用するためのアカウントの登録方法と、ワークスペースの作り方を解説します。Notionはベータ版としてすでに日本語に対応していますが(一部英語表記あり)、自動的に日本語表記に切り替わらなかった際の対処法も併せてご紹介します。

アカウントを登録する

Notionの利用にあたって、まずはアカウントの登録をおこないます。

①Notion公式サイトのTOPページにアクセスします。赤いボタンの「Notionを無料で使ってみる」を押すと、サインアップ(登録ページ)に移行します。

②サインアップ画面から、アカウントの新規登録をおこないます。
メールアドレスによる登録のほか、GoogleアカウントやAppleアカウントからの連携登録も可能です。

③アカウントの登録が完了したあと、続いてNotion利用のための詳細登録をおこないます。指示に沿って、利用目的や詳細を入力してください(一部スキップも可能)。

なお、用途の確認で「自分のために」を選択するとパーソナルプラン、「チームと一緒に」を選択するとチームプランでの利用が開始されます。
チームプランは有料プランですが、最初は無料トライアルで利用が開始されます。登録していきなり料金が発生するわけではないのでご安心ください。

※無料トライアルからの有料アップグレードについての詳細は、Notion公式サイトの「よくある質問」を参照

④すべての登録が終わり、Notionのホーム画面に移れば完了です。
初回画面にはチュートリアルとして、Notionの基本的な使い方を解説するページが表示されます。初めてNotionを利用する方はご参考にしてください。

新規ワークスペースの作成方法

ワークスペースは、複数人で共有することを前提とした作業場所です。
そのため、利用用途で「自分のために」を選択した場合は作成ができないためご注意ください。

①Notionページ左側のサイドバーから、一番上にある「●●さんのNotion」の部分を開きます。この部分がのちにワークスペース切り替えボタンになります。

表示されるメールアドレスの横にある「…」を押し、「ワークスペースへの参加・新規作成」を選択します。なお、アドレスごとに複数のNotionアカウントを持っている場合は、ワークスペースに関連づけたいアドレスの「…」を選んでください。

②ワークスペースの名前を「ワークスペース名」に入力します。

③ワークスペースに招待したい人のメールアドレスを入力します。スキップしておいて、のちほど招待することも可能です。入力が完了したら「Notionに移動する」を押します。

④ワークスペースのホーム画面に遷移したら完了です。このワークスペースを自由にカスタマイズして、チームでの作業をおこなってください。

※ワークスペースについてのさらに詳しい使い方は、Notion公式ページで紹介されています

日本語に切り替えるには

Notionでは日本語ベータ版が提供されており、PC本体やブラウザの設定が日本語であれば、それに準じて自動的に日本語で表記される仕様になっています。
ただ、前述の設定上の理由などから、まれに別言語での表記になることもあります。
その際の対処法として、言語設定を日本語に切り替える方法をお伝えします。

今回は例として英語表記がされた場合で解説しますが、その他の言語で表記された場合も手順は同じです。

①サイドバーの「Setting & members(設定)」から設定画面を開きます。

②設定画面から「Language & region(言語と地域)」を選択、言語を選ぶプルダウンから「日本語」を選択すると「Are you sure you want to update the language to 日本語?(言語設定を日本語に変更しますか?)」といった旨の確認画面が出てきますので、赤色の「Update(更新)」を押し、更新が適用されるまでしばらく待てば完了です。

テンプレートを使ってみる

Notionは、豊富な機能を組み合わせることであらゆる業務に応用可能となる、非常に優秀なツールです。
しかし、Notionが画期的とされる一番の理由は、やりたいことや作りたいワークフローに合わせたテンプレートが、無料で用意されている点ではないでしょうか(一部有料テンプレートもあります)。

もちろん、必要な機能を自分で選んでゼロからワークフローを作ることも可能ですが、手間がかかるうえに、Notionに不慣れな場合はハードルが少々高くなります。
しかし、テンプレートを使えば、作業に合わせた必要な機能が組み込まれたワークフローページがすぐに作成できます。

Notion公式ページでは、各種テンプレートを公開しています。
利用目的に合わせて、最適なテンプレートを探すのがおすすめです。

Notion公式 テンプレートギャラリー

ここではテンプレートの使い方と、おすすめのテンプレートをご紹介します。
ぜひ、Notionを使った業務効率化に活用ください。

テンプレートの使い方

テンプレートを利用するには、公開されているテンプレートをダウンロードし、自身のNotionに複製する必要があります。といっても、手順は非常に簡単ですのでご安心ください。
複製の手順は以下の通りです。

①Notionにログインしている状態で、利用したいテンプレートのページから「テンプレートを複製する」のボタンを押します。ワークスペース(またはNotionアカウント)が複数ある場合は、紐づけたいワークスペースをプルダウンから選択しておいてください。

②自動的に自身のワークスペースへと遷移し、「テンプレートを複製しています」といった旨の通知が出ますので、完了するまでしばらく待ちます。

③無事にワークスペースへとテンプレートが複製されました。これで完了です。

おすすめのテンプレート

Notion公式で公開されているテンプレートのなかから、業務別におすすめテンプレートをご紹介します。
いずれもNotionを初めて利用する際に便利な、シンプルで分かりやすいものばかりとなっています。
まずはテンプレートをそのまま使ってみて、慣れてきたら、自分仕様に使いやすくカスタマイズするのもおすすめです。

営業
https://www.notion.so/ja-jp/templates/sales-crm

クライアントの情報と現在の営業状況のデータベースを構築し、NotionをCRMとして活用するためのテンプレートです。営業担当者の情報やコンタクトの履歴、各社の営業フェーズごとの進捗を簡単に確認できます。

プロジェクト管理
https://www.notion.so/ja-jp/templates/project-management-template

プロジェクトに関連するあらゆる情報を1ヶ所にまとめておけます。
参考資料・ミーティングの議事録・タスクだけでなく、各タスクの進捗状況もガントチャートからひと目で確認できます。

タスク管理
https://www.notion.so/ja-jp/templates/tasks-and-issues

日々のタスクをカード形式で一元管理できるテンプレートです。
タスクごとに詳細や進捗状況、いつやるべきかといった情報を一目で把握できる、シンプルで使いやすい仕様です。

採用管理
https://www.notion.so/ja-jp/templates/applicant-tracker

採用候補者の情報や選考状況、面接の資料をまとめておけます。
候補者の情報だけでなく、採用サイドのメモや選考ステップのネクストアクションも管理できるスグレモノです。

1on1・面談
https://www.notion.so/ja-jp/templates/syncteras-monthly-company-retro

1on1や月次面談などの、振り返りで活用できるテンプレートです。
個人単位でもチーム単位でも使え、良かった点と改善点のログを取ることで次の成長につなげられます。チームメンバーに対する感謝の気持ちを、気軽に伝えられる仕組みが取り入れられているのもおすすめポイントです。

今回はNotionの始め方とテンプレートについてご紹介しました。
Notionは使い勝手が良いだけでなく、工夫次第でどこまでも利用用途の広がる興味深いツールです。まずは触れて体験し、ぜひ業務効率化にNotionを活用してみてください。

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柴崎理香子RIKAKO SHIBAZAKI

スタートアップでのオウンドメディアライターを経て、現在はフリーランスで活動中。BtoBをメインに、たまにサブカルチャーやライフスタイルなどBtoC記事の執筆・編集も行う。趣味は風呂とランボーと食品サンプル。

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