無料の採用管理ツール。Notionテンプレート配布中
AI機能が発表され、最近ますます話題のNotion。Notionを導入し始めた企業も多いのではないでしょうか？
今回は、累計500社を超える企業の採用業務を支援する CASTER BIZ recruiting が、採用担当者向けに「採用管理ツール」のNotionテンプレートを作成したのでご紹介します。候補者管理はもちろん、選考通過率、選考設定率などの分析も可能です。
記事内のボタンから無料でダウンロードできますので、ぜひお使いください。
Notionで作った採用管理ツールのポイント
今回作成した採用管理ツールのポイントは以下の3つです。
1.選考の進捗の把握しやすさ
2.職種ごとに選考の分析が可能
3.対応漏れが発生しづらい
1.選考の進捗の把握しやすさ
ポイントひとつめは「候補者の進捗の把握しやすさ」です。
選考の進捗にあわせてチェックをつけることで、選考がどこまで進んでいるかひと目で把握できます。
2.職種ごとに選考の分析が可能
チェックボックスで選考を管理すると、もうひとつ便利なことがあります。それは選考の分析ができる点です。
選考設定率、選考通過率などが選考ごとにパーセント表示されます。
NotionのRollup機能を利用しています。職種ごとに自動計算されるため、レポート作成の手間がかかりません。
自動計算された数値を分析することで、例えば「エンジニアの二次面接での離脱が多そうだ。結果のフィードバックが遅くなっていないか？」など、選考の改善に着手しやすくなります。
3.対応漏れが発生しづらい
候補者管理を選考ステータスごとに、ボードビューで確認できます。
「○○面接実施待ち」の列は待ちの状態なので対応不要。「○○調整中」の列は、メッセージ送付やリマインドの送付などの対応が必要な候補者です。
ボードビューでアクションが必要な候補者を素早く把握できるため、対応漏れが起こりづらいです。
カレンダービューから候補者の次回面接日を把握することもできます。
「翌日面接を控えている候補者にリマインドのメールをする」といったアクションがとれます。
採用管理ツールのNotionテンプレートのダウンロード
今回紹介した採用管理ツールのNotionテンプレートは以下からダウンロードできます。
フォームに入力すると、採用管理ツールの使い方の詳細を記載したスライドが送付されます。
送付されたスライドにNotionテンプレートのURLが記載されています。
採用管理ツールのNotionテンプレートの項目説明
候補者管理のデータベース
「候補者管理」のデータベースには以下の項目が含まれています。
| 氏名 | 候補者の氏名を入力 |
|---|---|
| 職種 | 職種を選択（職種のデータベースに職種名の記載が必要） |
| URL | 求人媒体経由での応募の際にURLを入力 |
| 履歴書 | 自社サイト経由などで履歴書・経歴書がある場合にアップロード |
| 応募日 | 応募日を入力 |
| 媒体・エージェント | 応募のあった求人媒体やエージェントを選択or入力 |
| 経由 | スカウト・自己応募など経由を選択or入力 |
| 選考ステータス | 自社の選考にあわせてステータスを選択（一次面接、二次グループワークなど） |
| 次回面接日 | 次回面接日が決まったら入力 |
| 優先度 | 優先して選考を進めたい候補者をラベル付け |
| メモ | 選考中のメモを入力（「他社で内定が出ている」など） |
| チェックボックス | 選考の進捗に合わせてチェック（後ほど分析に活用） |
| 入社日 | 入社予定日を入力 |
職種のデータベース
「職種」のデータベースには以下の項目が含まれています。
| 職種名 | 自社で募集している職種名を入力・作成 |
|---|---|
| 書類選考数 | 候補者管理データベースの「書類選考」のチェック数を職種ごとにカウント |
| 書類選考通過率 | 「一次面接設定数÷書類選考数」をパーセント表示 |
| 書類選考通過数 | 候補者管理データベースの「書類選考通過」のチェック数を職種ごとにカウント |
| 一次面接設定率 | 「一次面接設定数÷書類選考通過数」をパーセント表示 |
| 一次面接設定数 | 候補者管理データベースの「一次面接設定」のチェック数を職種ごとにカウント |
| 一次面接通過率 | 「一次面通過数÷一次面接設定数」をパーセント表示 |
| 一次面接通過数 | 候補者管理データベースの「一次面接通過」のチェック数を職種ごとにカウント |
以降の項目は同様に、選考設定数・選考通過数から設定率と通過率を計算しています。
採用管理ツールのNotionテンプレートの応用
今回ダウンロードしたNotionテンプレートをもとに機能を追加すると、さらに使いやすい採用管理ツールにカスタマイズできます。
例えば以下のような機能を追加できますので、興味のある方がいればチャレンジしてみてください。
例）
1. チェックを付けたら自動的に選考ステータスが更新される
2. 流入経路ごとの割合を計算する
3. 面接官のデータベースを作成する
4. 面接のフィードバックを管理する
5. 応募日から内定承諾までの日数を計算する
以上、採用管理ツールのNotionテンプレートの紹介でした。
有料の採用管理システムと比べると機能は劣りますが、ExcelやGoogleスプレッドシートよりもステータス更新やボードビューやカレンダービューへの切り替えが容易で、候補者管理がしやすいです。
データベースとの紐付けも簡単で、アイデア次第でさまざまな機能を追加できます。
今回のNotionテンプレートを使って、自社の選考フローにあった形にカスタマイズしてみましょう。
＼Notionを業務で使っている方はチェック／
以下のリンクから全てのNotionテンプレートが無料でダウンロードいただけます。使い方の説明も付属しているため、Notionを初めて使う方も便利にご利用いただけます。
さとゆずSATOYUZU
株式会社キャスターで、採用支援事業「CASTER BIZ 採用」のWebマーケティングと『Alternative Work』の運営を担当しています。私生活ではECサイトの運営など。週3日働き、他の日は好きなことをやっています。3歳の娘に翻弄される日々を送っています。
メールマガジン
