顧客とのエンゲージメントの構築やサービスに対する理解醸成のために「ウェビナー」の重要性は近年高まっています。

ウェビナーは準備が漏れてしまうと、「やりたかったことができなかった」「登壇者・参加者に迷惑がかかってしまった」「不測の事態が起こってしまった」などが起きてしまうリスクがありますが、企画さえ固まってしまえば、行うタスクは実はシンプル。

そこで、今回はウェビナーを開催したい企業様向けに「ウェビナー開催時に必要となるタスクをまとめたチェックリスト」をNotionテンプレートとして作成したのでご紹介します。複製して簡単に使えます。

チェックリストに沿って業務を進めることで、タスク漏れなくスピーディーにウェビナー運営を進められるでしょう。

記事内のダウンロードリンクから無料で入手できますので、ぜひお使いください。

ウェビナー開催時のやること一覧チェックリスト

今回紹介する「ウェビナー開催時のやること一覧チェックリスト」は以下のようなNotionテンプレートです。

タスク一覧の項目に、ウェビナー開催に必要な項目がリストアップされています。

「カレンダー」ではタスク入力時に設定した日付からガントチャート形式で確認できます。

「担当者別タスク」では割り振った担当者ごとにタスクが確認できます。各メンバーの業務量が一目でわかります。

ウェビナー開催時のやること一覧チェックリストのダウンロード

今回紹介した「ウェビナー開催時のやること一覧チェックリスト」のNotionテンプレートは以下からダウンロードできます。

フォームに入力すると、使い方を記載したNotionのURLが送付されます。
URLをクリックしてお使いください。

ウェビナー開催時のやること一覧の紹介

チェックリストに挙げているタスクを一部紹介します。

企画を考える

ウェビナーの主題や目的、目標、ターゲット層を設定します。

ウェビナーはセミナー形式、対談形式、別企業との共催形式など様々な開催方法があります。ウェビナーの目的によって形式を検討しましょう。

企画書の作成

上記で考えた企画を具体的にまとめ、全体像を示す文書を作成します。ここにはテーマ、目的、ターゲット層、開催日、時間、内容の詳細等が含まれます。

登壇者のアサイン

セミナーの内容によって、適切な知識や経験を持つ登壇者を選定し、ウェビナーへの参加を依頼します。

登壇者と打ち合わせの調整・実施

登壇者との打ち合わせを実施します。

打ち合わせでは、概要や進行、参加者に伝えたい内容などについてすり合わせます。

打ち合わせ内容をもとに企画のブラッシュアップ・確定

打ち合わせででた意見をもとに、企画をさらに詳細化・具体化し、最終的な企画を確定します。

役割分担の明確化

ウェビナーの準備・運営に関わるスタッフの役割を分担し、明確化します。
主な役割には以下があります。

・登壇者（プレゼンター）
ウェビナーのトピックを参加者に伝える役割を担います。

・司会進行（モデレーター）
ウェビナー全体の流れをコントロールします。参加者の質問・回答を促す役割も担います。

・画面共有係（テクニカルサポート）
登壇者のスライドや資料を参加者に見せるために画面共有を管理します。

・チャットモデレーター
参加者からの質問を促したりなど、参加者とのコミュニケーションを円滑にする役割を担います。

開催日の確定

登壇者のスケジュールやターゲットとする参加者が参加しやすいスケジュールを考慮し、ウェビナーの開催日を決定します。

リハーサル日の設定

本番前にウェビナーのリハーサルを行う日を設定します。進行上の問題を事前に確認・修正できます。

全体スケジュールを決める

ウェビナーの準備から開催、後処理までの全体スケジュールを決定します。

セミナータイトルを決める

セミナーの内容を適切に表現し、参加者の関心を引くようなタイトルを設定します。

セミナー概要文の作成

セミナーの主要な内容、目的を簡潔にまとめた文章を作成します。参加者にセミナーの詳細を理解してもらい、申込みを促進させることに繋がります。

投影する資料の作成

セミナーの内容を伝えるためのスライド資料を作成します。画面投影した際に文字が小さくなりすぎないよう、フォントサイズなどに注意しましょう。

会場のURL発行（本番用）

ウェビナーを開催するためのウェブ会議室のURLを生成します。

登壇者の招待（本番用）

生成したURLを登壇者に送り、当日の参加時間を知らせます。

URL発行（リハーサル用）

リハーサルを行うためのウェブ会議室のURLを生成し、登壇者に通知します。

登壇者のプロフィール回収

登壇者の経歴、専門分野、実績を紹介するためのプロフィール文を収集します。
フォーマットや文字数を事前に伝えておくとよいでしょう。

アイキャッチ画像の制作

ウェビナーの画像を作成します。これはウェブサイト上や広告として使用されるため、ターゲットとなる参加者の目をひく内容がよいでしょう。

LPの制作

ウェビナーの詳細情報と申込みフォームを掲載するランディングページを作成します。ウェビナーに参加したくなるデザインと内容が必要になります。

アイキャッチ画像・LPの関係者への確認

作成したアイキャッチ画像とランディングページを関係者に共有します。情報の誤りや認識のズレがないか確認しましょう。

申し込みフォームの設定

参加者がウェビナーに申し込むためのフォームを設定します。名前、メールアドレス、会社名など、連絡に必要な情報を確実に収集しましょう。

申込自動返信メール作成

申し込んだ際に自動的に送信されるメールを作成します。ウェビナーに参加する手順が含まれた内容にするとよいでしょう。

LP・申し込みフォームの公開

ランディングページと申し込みフォームを公開し、申し込みができる状態にします。

広告出稿依頼・実施

必要に応じてウェビナーを告知するための広告出稿を行いましょう。ターゲットとなる参加者に応じた広告媒体を活用しましょう。

メルマガ作成・配信予約

既存のメーリングリストがあれば、ウェビナーを告知するメールマガジンを作成し、配信の予約をしましょう。

SNS告知・拡散協力依頼

TwitterなどのSNSでウェビナーを告知し、フォロワーや関係者に拡散します。ウェビナーの露出を増やし、参加者を増やしましょう。

ウェビナー後のアンケートフォーム準備

参加者のフィードバックを得るためのアンケートフォームを作成します。ウェビナーの評価や改善点を把握でき、次回以降のウェビナーに活かすことができます。

アンケート回答特典資料準備

アンケート回答者に提供する特典（例：割引、プレゼントなど）を準備します。回答率を上げるためのインセンティブとなります。

申込者へのリマインドメール作成・配信予約

ウェビナー開催前に、申し込み者へのリマインドメールを作成し、配信予約をします。これはウェビナーへの出席率を高めるためです。

開催3日目、開催前日などいつ送るかも決定しましょう。

アンケート依頼兼サンクスメール作成・配信予約

ウェビナー終了後に参加者に感謝の意を示すサンクスメールを作成します。
アンケートの回答を依頼する文面を加えるとよいでしょう。

アンケート回答用Googleスプレッドシートの準備

アンケートの回答を管理するためのGoogleスプレッドシートを準備します。

アンケート回答用Googleスプレッドシートをインサイドセールスチームへ共有

アンケートの回答で好意的な反応を示した参加者にアプローチするため、Googleスプレッドシートをインサイドセールスチームに共有します。

関係者へ御礼メール

ウェビナーの準備・運営に関わった関係者へ感謝の意を伝えるメールを送ります。

参加者情報出力

ウェビナー参加者の情報を管理するためのリストを作成します。フォローアップや次回のイベント告知などに利用します。

以上、ウェビナー開催時のやること一覧の紹介でした。

紹介しているタスクチェックリストはNotion上で複製するだけで簡単に使えます。

スピーディーにタスクの漏れなくウェビナーを開催できますので、ぜひお使いください。