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秘書業務をアウトソース!依頼できる業務32選

2024/09/24 Tuesday
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重要な業務に集中できる環境を作ることが、仕事の生産性を向上させるためには欠かせません。しかし、日々仕事をしていると新しいタスクが次から次へと生まれ、重要な業務が後回しになってしまっている方も多いのではないでしょうか?

そんな方におすすめなのがリモートアシスタントサービスです。

この記事では、リモートアシスタントサービス「 CASTER BIZ assistant 」にアウトソースできる代表的な秘書業務32個をご紹介します。

重要性の低い業務はリモートアシスタントに任せ、重要な業務にあてる時間を生み出しましょう。

依頼例も紹介していますので、どのように依頼できるか、参考にしてください。

メール・スケジュール調整業務

メールの確認、返信

問い合わせメールや注文メールのチェックや返信をします。必要に応じて問い合わせ対応や注文対応、担当者へのリマインドを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・毎日10時、13時、16時にメールチェックをお願いします。新規の問い合わせが来ている場合はテンプレートを参考に一次返信をお願いします。

・注文メールが届いたら、在庫の確認をして、注文確認メールを送付してください。

メールの作成、送信

新規の営業メールや既存顧客への案内メールの送付、社内へのお知らせメールの送付などを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・毎月、月初に新入社員の紹介メールの配信をお願いします。配信前月末の◯日頃に、新入社員リストをお渡しするので、フォーマットにあわせてメールの作成をお願いします。

スケジュール調整

アポイントのスケジュール調整や、スケジュールのリマインドを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・XX株式会社のXX様に連絡して、1時間の会議のアポイントをお願いします。先方とは、会議することはすり合わせ済みで日程調整待ちの状態です。

会食手配

会食場所のリストアップ、参加者への案内、お店の予約、日程調整を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・XX月XX日XX時から会食を行うので、4名で行ける飲食店の提案をお願いします。
個室の和食系、場所は渋谷周辺、一人予算は8000円です。会食相手は日本酒がお好きです。

出張手配

ホテルのリストアップや航空券・新幹線リサーチ等を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・XX月X日〜X日まで金沢出張になったので、ホテルのリストアップと航空券手配をお願いします。ホテルは1泊朝食付きで予算は△万で、金沢駅近くできれいなホテルを希望です。温泉付きだとベター。
航空券は行きはO時ごろ、帰りはX時ごろ、航空会社はANAで調べて候補を送ってください。

リサーチ業務

営業先情報のリサーチ

営業先の情報を収集し、商談管理シートやツールに入力します。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・「商談管理シート」に企業名を記入しているので、必要事項を埋めてください。

イベント情報のリサーチ

テーマやスピーカー等、ご指定の条件に沿って、イベント情報のリストアップを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・これから参加できる「人的資本経営」をテーマにしたウェビナーやイベント(オフラインも含む)をリストアップしてください。アーカイブ配信でも構いません。

商品リサーチ

サイズや色など、ご指定の条件に沿って、商品に関する情報のリストアップを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・新商品開発で競合リサーチをするため、添付資料にマッチする他社商品をリストアップしてください。

素材リサーチ

資料作成で使用できるイラストや、指定された画像等の収集を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・添付資料で、素材を使いたい場所にコメントをいれています。マッチする無料素材を探してください。過去資料を参照いただき、弊社資料のテイストにあった素材を選んでください。

市場調査

ご指定の条件に沿って、WEB検索や架電などで必要な情報を集めて資料化します。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・新サービス開発のためXXに関する他社の状況をまとめてください。IT化しきれていない分野なので、必要に応じて、電話も使ってリサーチしてほしいです。

記事リサーチ

「特定キーワードを含む記事」や「プレスリリースのリンク付きのSNS投稿」などご指定の条件を元にリサーチします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・新サービスに関するリリースを配信予定です。競合他社のリリースを確認したいため、他社の類似リリースをピックアップしてください。

会食場所や会議場所のリサーチ

ご希望条件に合わせて、飲食店、ホテル、コワーキングスペースなどをリストアップします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・新宿周辺で10名前後で会議ができる場所をピックアップしてください。予算はXXXX円前後です。

ツールやサービスのリサーチ

導入を検討しているツールやサービスの比較表の作成、相見積もり等を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・XX業務に関するツール導入を検討しています。サービス概要の比較表作成をお願いします。

データ入力・資料作成業務

データ入力・集計

システムへのデータ入力、名刺情報の入力、その他転記・修正・精査などを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・アンケート結果をGoogleスプレッドシートに入力してください。

データ管理

DropboxやGoogleドライブなどのフォルダ整理、ファイル名の変更をします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・指定のGoogleドライブのフォルダ整理をお願いします。議事録を開くと、会議の日付が記載してあるのでファイル名の先頭に「20240520_」のように日付情報を追加してください。

資料作成(PowerPoint、Googleスライド等)

手書き資料のスライド化、情報更新、テンプレートの作成等を行います。PowerPointやGoogleスライドのほか、Canvaなどのツールを使った資料作成にも柔軟に対応します。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・手書き資料のスライド化をお願いします。資料の色使いやフォントは、添付資料を踏襲してください。

・会社紹介スライドの情報が古いので、更新してください。最新データを添付します。

資料作成(Excel、Googleスプレッドシート等)

数字更新、テンプレート作成、データのサマリー作成等を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・毎週水曜の定例会議で使う数値をGoogleスプレッドシートにまとめてください。
指定ツールにログインし、先週分のデータを火曜までにお願いします。作業シートとマニュアルを添付します。

資料作成(Word、Googleドキュメント等)

PDFのテキスト化、議事録の作成、テンプレートの作成等を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・毎週月曜日に行う会議の議事録のフォーマット作成をお願いします。営業数値更新も合わせてお願いします。

電話業務

代表電話受電対応

代表番号への電話を一次受けし、聴取内容をご担当者様への取り次ぎをします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・代表電話の一次受けをお願いします。折り返しが必要な電話のみ、チャットで知らせてください。

・代表電話を受電しながら、その内容を適宜、対応マニュアルにしてください。マニュアル化いただく中で、確認事項などあれば、適宜チャットでご質問ください。

コールセンター対応

お問い合わせを一次受けし、Q&A一覧に従ってお客様へ回答します。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・お客様からの問い合わせ対応をお願いします。マニュアルとFAQを添付します。FAQに追加した方が良さそうな項目があれば、適宜教えてください。

架電対応

お客様への架電、テレアポを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・資料をダウンロードしたお客様に「資料の内容でご不明点はありませんか?」という確認の架電をお願いします。

・セミナー参加者にお礼の電話をお願いします。必要に応じてアポイントの設定をお願いします。

その他秘書業務

議事録の作成

録音データからの書き起こしや、要約を行います。必要に応じて対象者へチャットで連絡します。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・会議の録画を見て、議事録作成をお願いします。毎週火曜の11時から会議が行われるので、それ以降2営業日以内に作成してほしいです。録画と議事録を格納するフォルダのURLを送ります。

・会議の議事録を作成し、翌1週間のアクションをまとめてください。対象者にチャットで連絡をお願いします。

FAXのチェック

eFAX等のオンラインFAXのチェックをします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・eFAXの対応をお願いします。FAXが届いたら、指定フォルダに格納し、内容の要約とともにチャットで知らせてください。

贈答品の手配

お中元、お歳暮等その他贈答品等の手配をいたします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・取引先へのお中元候補をリストアップしてください。昨年のリストがあるので、それを参考に昨年と同じ品にならないように提案をお願いします。

案内状やお礼状の対応

お客様や取引先等への案内状やお礼状の作成と送付を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・イベントへ出展するので、お取引先への案内メールの作成をお願いします。詳細は添付資料をご確認ください。

備品の手配

名刺やパンフレット、その他備品等の発注を承ります。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・名刺の注文をお願いします。入稿データはフォルダに格納されています。100枚印刷の場合で、まずは3社くらい相見積もりをお願いできますか。

オフライン業務

備品の管理

備品の数量確認、備品管理シートの更新作業等を行います。オフラインで会社に伺い、すでに手配されている備品の管理リスト作成をすることも可能です。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・在庫数を把握することが目的の「備品リスト」を作成し、発注ベースで管理してください。

買い物代行

オンライン、オフラインでの購入代行をします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・イベントで注文したい製菓店が配達をしていないため、予約と受取をお願いします。

書類整理

オフラインで会社へ訪問し、ご指示の元、書類の仕分けやラベリングなどを行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・訪問して書類整理をお願いします。発注書などの書類を日付にあわせて仕分け、整理してほしいです。

シュレッダーの対応

会社へ訪問し、不要書類のシュレッダー処理をします。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・弊社へ訪問いただき、シュレッダー処理をお願いします。段ボール2箱分あり、今月中に完了させたいです。

袋詰め作業

会社へ訪問し、商品のサンプル詰めなど、指定通りの袋づめ作業を行います。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・5月中旬にイベントに出展するので、その際に配るノベルティと冊子をPP袋に詰めてほしいです。全部で3000個作成で、会場には5月10日までに発送完了したいです。

イベント受付代行

オフライン含め、イベントの受付業務を代行します。

CASTER BIZ assistantへの依頼例

・4/23に新宿オフィスでイベントを開催します。1名、受付をお願いできますか?

以上、 CASTER BIZ assistant にアウトソースできる秘書業務32選でした。

秘書業務以外にも経理業務や労務業務、採用業務など様々な業務に対応できます。

リモートアシスタントを活用してできること81選」という資料を無料公開していますので、ぜひご覧ください。

お困りの業務がありましたら、 CASTER BIZ assistant にご相談ください。

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さとゆずSATOYUZU

株式会社キャスターで、採用支援事業「CASTER BIZ 採用」のWebマーケティングと『Alternative Work』の運営を担当しています。私生活ではECサイトの運営など。週3日働き、他の日は好きなことをやっています。3歳の娘に翻弄される日々を送っています。

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