MAKING EFFICIENT 業務ハック/効率化

オンボーディングに動画を活用すべき理由。プロセスの効率化&脱・属人化

2022/10/25 Tuesday
この記事をシェア:

転職者の増加や副業などによる働き方の多様化、人手不足の深刻化などを背景に、「採用した人材を組織の戦力として立ち上げること=オンボーディング」がより重要になっています。以前の記事では、リモートワーク環境でのオンボーディングにおいて、会社が準備すべきことやポイントをお伝えしました。今回は、オンボーディングに動画を活用すべき理由と活用ステップをご紹介をします。

オンボーディングを効率的におこなうには

オンボーディングとは、「採用した人材がパフォーマンスを発揮できるようにするプロセス全体」を指します。扱う商品やサービス、または職種によってオンボーディングのゴールは異なりますが、採用した人材にできるだけ早く即戦力となってほしいというのは、共通する企業側の本音でしょう。

オンボーディングのプロセスは、「業務について」と「組織(ルール・文化)について」の大きく2つに分けられます。前者は業界や職種、ポジションによって求められることが変わりますが、後者は業界や職種に関わらず共通する部分が多いです。

今回は後者に焦点を当て、効率的に組織に関するオンボーディングを行う方法を紹介します。

オンボーディングに動画がおすすめな理由

組織のルールや文化に関するオンボーディングには、「まず知ってもらう、覚えてもらう」ことが多くあります。初期のオンボーディングをスムーズに進めるには、「情報の標準化」と「繰り返し実施できること」がポイント。そのために効果的なのが、「動画」を活用することです。

たとえば、YouTubeの動画で何かの使い方を覚えたり、情報収集することはよくあると思いますが、やることはそれらと同様です。新メンバーに知ってほしい情報を動画にまとめておくことで、好きなときに好きなだけ動画を見て、学習をしてもらえます。

動画活用のメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

  • 各々が好きな時間やタイミングで視聴できる
  • オンボーディング担当者の時間が拘束されなくて済む
  • 分からない点を繰り返し見ることができる
  • オンボーディングの内容や情報が属人化しない

では、どのような内容が動画に向いているのでしょうか。

例としては、以下のような内容が動画活用と相性が良いです。

業務で使用するツールの使い方の説明

  • チャットツール
  • 顧客管理ツール
  • タスク管理ツール
  • スケジュール管理ツール
  • ファイル共有ツール

社内の決まった手続きに関する説明

  • 経費精算
  • 勤怠管理
  • 福利厚生、制度の利用
  • 稟議、申請

リモートワークの有無に関わらず、オンボーディングで動画を活用することで効率化、脱・属人化を図ることが可能です。

オンボーディングで動画を活用する方法

ここからは、実際にオンボーディングに動画を活用する際の具体的なステップをご紹介します。基本的なステップは以下の3つです。

1.オンボーディングの内容を整理する
2.録画を見返して、アップデートしていく
3.動画の保管場所を統一する

1.オンボーディングの内容を整理する

本当にリアルタイムに対面でなければ実施できない内容は、どれくらいあるでしょうか?

上記で挙げたようなツールや社内の手続きに関する説明は、対面でなくても十分おこなえます。つまり、動画活用のチャンスです。

まずは、オンボーディングで実施している内容を改めて整理し、動画でも実施できる内容を洗い出してみてください。

2.録画を見返して、アップデートしていく

動画活用できる内容が決まったら、内容を録画してみましょう。この時、Web会議ツールなどを使って録画すると簡単です。

その後、新メンバーの立場になって「どういう説明の仕方が分かりやすいか?」を気にしながら録画した動画を見返します。たとえば、「ツールの説明は口頭ではなく画面共有をしながらにする」、「1つの説明が終わったら区切りがわかるような言葉を入れる」など発見があるはずです。

必要に応じて、説明を加えたり、再度録画をするなどアップデートしていきましょう。

3.動画の保管場所を統一する

撮影した動画は1ヶ所にまとめておきましょう。

動画に限らず、オンボーディングに関するドキュメントは1ヶ所にまとめておくことで、入社した人とオンボーディングに対応する人のコミュニケーションが円滑になります。

以上が、オンボーディングに動画を活用すべき理由と活用ステップの紹介でした。リモートワークの有無に関わらず、ぜひオンボーディングのプロセスに動画を取り入れてみてください。

リモートワーク環境でのオンボーディングにおいて、会社が準備すべきことやポイントについては、こちらの記事をご覧ください。

この記事をシェア:

編集部EDITORIAL

Alternative Work編集部が働き方にまつわるトピックをお届けします。

メールマガジン

メールマガジン
リモートワークや新しい働き方がわかる、
仕事のヒントが見つかる情報をお届けしています。