日々の業務に追われて「なぜ毎日こんなに時間がないんだろう？」と感じることはありませんか？
そんな方に今回は「業務効率化チェックリスト」を紹介します。属人化した業務や非効率で慣習化してしまった作業に気づき、業務改善の第一歩を踏み出すことに繋がります。

1つずつ項目をチェックしながら、業務改善のヒントと具体的な対策を見つけていきましょう。

業務効率化チェックリストの無料ダウンロード

まずは業務効率化チェックリストをダウンロードしましょう。ダウンロードしたテンプレートと照らしあわせながら項目について解説します。

Googleスプレッドシート、Microsoft Excelのどちらのテンプレートもご用意しています。

業務効率化チェックリストの使い方

業務効率化チェックリストは、「NG項目」「説明」「優先度」の3つが記載されています。

「NG項目」を確認し、対応できていないものがあれば対応を進めましょう。

「説明」にはNGの理由や対策がまとめられています。

「優先度」は早めに着手すべきものから順に星が多くなっています。星3つのものから順に対応を進めましょう。

業務効率化チェックリストの一例

コミュニケーション・情報共有編

1.社内連絡をメールでしている（チャットを使っていない）

SlackやChatwork等のチャットツールに移行を検討しましょう。

2.チャットのスレッドやチャンネルが整理されていない

チャンネル設計と運用ルールを明確にしましょう。

3.ファイルをメール添付で共有している

バージョン管理や共有が困難なため、Google Driveで一元管理をしましょう。

4.情報共有が「口頭ベース」になっている

文書やチャットで履歴を残す運用をしましょう。

5.会議の議事録を誰も取っていない

フォーマット化し、全体共有を習慣化しましょう。

6.会議での決定事項が文書で残っていない

決定事項は即時記録・通知を徹底しましょう。

7.定例会議で報告だけに時間を使っている

報告は事前共有し、会議は意思決定の場にしましょう。

8.会議参加者が毎回多すぎる

必要最小限のメンバーで運用をしましょう。

9.社内掲示やルール変更が伝わっていない

社内ポータルやチャットで必ず全体通知をしましょう。

10.社内ナレッジが属人的（「○○さんに聞いて」状態）

退職・休暇のリスクがあるため、ナレッジをドキュメント化し、共有しましょう。

チェックリストでは他にも「業務手順・作業フロー編」「管理・運用編」「時間の使い方・業務負荷編」「顧客対応・外部対応編」のNG項目や対策を紹介しています。

業務効率化や業務改善にぜひお役立てください。

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