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電子帳簿保存法をわかりやすく解説!会計ソフトの対応は?

2022/12/08 Thursday
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2022年1月に電子帳簿保存法(電帳法)が改正され、2年間の猶予期間を経て2024年1月から電子取引の電子データ保存が義務化されます。

法人・個人事業主全てが対象となり、保存要件に沿った電子保存が行われていない場合は、青色申告の承認取り消しの可能性もあるので、今のうちから電子帳簿保存法への対応を検討することが有効です。

本記事では、電子帳簿保存法の解説と、電子帳簿保存法に対応した会計ソフト、そのソフトで何をしたらよいのか、できる限りわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類の保存方法について定めた法律です。

以下の表をご参考に、それぞれの書類やデータがどの保存方法に該当するのか、確認してみましょう。

簡潔にまとめると、以下の3種類の保存方法があります。

①パソコンで作成した書類はそのまま電子データとして保存
②紙で授受した書類はスキャンして、電子データとして保存
③電子データで授受した書類はそのまま電子データとして保存

参考:

電子取引とは?

上記表の「電子取引」とは、取引情報の授受を電子データでやり取りする取引のことをいいます。

これまでは、電子取引で受領した請求書や領収書などは、印刷して保存することが認められていましたが、2024年1月以降は電子データのまま保存することが義務づけられます。

主な電子データには以下のような種類があります。

電子メール・チャット 電子メールにて受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)
チャット ビジネスチャットツールにて受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)
クラウドサービス クラウドサービスのホームページ上から取得した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)。
またはホームページ上の請求書や領収書等のスクリーンショット
クレジットカード・ICカード クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等
ペーパーレスFAX ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機で受領したデータ
CD-R、DVDなどの媒体 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領したデータ
EDIシステム EDI(電子データ交換)システムにて受領したデータ

参考:電子帳簿保存法一問一答【問4】

電子帳簿保存書類の保存要件

電子帳簿保存法では、電子帳簿保存時の要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つが定義されています。

真実性の確保とは、保存されたデータが改ざんされていないこと。
可視性の確保とは、保存されたデータを検索・表示できること。

優良な電子帳簿の要件

書類の保存方法によって「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に分けられます。

「優良な電子帳簿の要件」は以下のように定められています。

優良な電子帳簿の要件を満たすと、申告ミスなどの際に課される過少申告加算税が5%軽減されます。

参考:電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

その他の電子帳簿の要件は、優良な電子帳簿と同様に、

  • 関係書類等の備付け
  • 見読可能性装置の備付け

に加えて、

税務職員の質問検査権に基づく帳簿に係る電磁的記録の提示又は提出の要求(ダウンロードの求め)に応じることができるようにしておくこと

とされています。

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

電子帳簿保存法の対象は誰か?

電子帳簿保存法は、法人・個人事業主を問わず、すべての事業者が対象となります。

ただし、基準期間(※)の売上高が1,000万以下である小規模事業者については、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、検索要件の全てが不要とされています。

※「基準期間」とは、個人事業者については電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から 12月31日までの期間をいい、法人については電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度をいいます。

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

電子帳簿保存法に対応する会計ソフト

ポイントはスキャナ保存・電子取引保存に対応しているかどうかです。

決算書類等は保存した取引情報をもとに自動作成されます。請求書や領収書を取引と紐づけて要件を満たした形式でスキャナ保存や電子取引保存できる会計ソフトを選びましょう。

スキャナ保存・電子取引保存に対応しているソフトを認定している公的機関があり、以下のホームページにて認定製品が確認できます。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧
電子取引ソフト法的要件認証製品一覧

会計ソフトでシェアの多い、freee・マネーフォワードはいずれも対応しています。

電子帳簿保存法に対応するには会計ソフトで何をすればいい?

「電子帳簿保存法に対応する会計ソフトを使っていたけど、その会計ソフトで何をすればいいの?」という人もいるでしょう。

ここでは、freee・マネーフォワード・弥生の3つの会計ソフトを例に実際にやるべきことを説明します。

先に結論をお伝えすると、やるべきなのは「請求書・領収書などの書類を受け取ったら、速やかに会計ソフトにアップロードしましょう」ということです。

電子データを授受してから約70日(2ヶ月とおおむね7営業日以内)にタイムスタンプを付与する必要があるので溜めないように注意しましょう。

参考:電子帳簿保存法一問一答【問52】

① freee

「freee会計」は、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトです。全有料プランで対応しています。
「優良な電子帳簿」にも対応しています。

freee会計上で取引登録を行い、電子で授受した請求書などの書類を取引に添付しましょう。紙でもらった領収書などは「ファイルボックス」へアップロードし、取引に紐づけを行います。

貸借対照表や損益計算書などの書類は、取引データをもとに作成されます。検索機能も備わっています。

優良な電子帳簿を作成するには「優良帳簿設定をONにする」必要があります。詳しい手順は優良電子帳簿について(freee)から確認できます。

② マネーフォワード

「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」も、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトです。
各サービスによって対応範囲が異なるので、詳しくは「マネーフォワード クラウドの特徴について」をご覧ください。

ただし、「固定資産台帳」については「優良な電子帳簿の要件」を満たしていません。届出書を提出する際は、固定資産台帳を除外した形で提出しましょう。

参考:改正電子帳簿保存法の帳簿保存について(マネーフォワード)

メールで受け取ったPDFの請求書や領収書などを「マネーフォワード クラウド会計」にアップロードすれば、電子帳簿保存法の保存要件に対応している「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」に自動で保存されます。

貸借対照表や損益計算書などの書類は、取引データをもとに作成されます。検索機能も備わっています。

電子帳簿保存法に対応するためには、事前設定が必要です。詳しい手順は「改正電子帳簿保存法の帳簿保存について」をご覧ください。

③ 弥生

デスクトップアプリの「やよいの青色申告」「弥生会計」とクラウドアプリの「やよいの白色申告 オンライン」「やよいの青色申告 オンライン」「弥生会計 オンライン」は電子帳簿保存法に対応しています。

そのうちデスクトップアプリの「やよいの青色申告」「弥生会計」は固定資産台帳を除き、優良な帳簿に対応しています。

参考:帳簿書類の電磁的記録による保存への対応(弥生)

弥生の「スマート取引取込」のスキャンデータ取込で、「領収書およびレシート」のスキャナ保存に対応しています。

データを取り込むことができる製品は「弥生会計」「やよいの青色申告」「弥生会計 オンライン」「やよいの青色申告 オンライン」「やよいの白色申告 オンライン」です。

取引先、日付、金額を読み取って登録します。検索機能も備わっています。スキャン後は、取引先、日付、金額のそれぞれで検索が可能です。

現状、弥生の会計ソフト(弥生会計、弥生会計 オンライン)および申告ソフト(やよいの青色申告、やよいの青色申告 オンライン、やよいの白色申告 オンライン)に関しては、「決算関係書類」の電磁的記録の保存には対応していません。

電磁的記録が未対応のソフトに関しては、証憑管理サービス(ベータ版)を利用することで、電子取引の保存要件に対応可能です。

証憑管理サービスは弥生シリーズを利用中で、以下のいずれかに当てはまる場合は追加費用なく利用できます。

  • デスクトップアプリの「あんしん保守サポート(無料導入サポート含む)」に加入している
  • クラウドアプリ(無料体験プラン)を契約している

参考:証憑管理サービス(弥生)

以上、電子帳簿保存法について説明しました。

電子帳簿保存法は簡潔にまとめると、「請求書や領収書などを電子データと紐づけて取引登録し、必要なときに検索・表示できるようにしましょう」という内容です。

大変に思われるかもしれませんが、電子帳簿保存法に対応すれば経営状況を正確に把握できるようになるため、自社にとってもメリットがあります。

freee・マネーフォワード・弥生などの要件を満たした会計ソフトを利用すれば、電子帳簿保存法にも比較的容易に対応できます。

この機会に電子化を進めていきましょう。

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山咲 かもめKAMOME YAMASAKI

企業内起業家、兼ライター。建築・金融・不動産業界にて15年働いた経験を活かし、企業の新規事業開発やマーケティングをサポート。休日はフォトグラファーとしても活動中。2020年に個人で不動産投資を開始、将来の夢はメガ大家さんになること。

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