多くの方が、日々当たり前のようにおこなっている「日程調整」という業務。一見、単純な作業に思えるかもしれませんが、ちょっとしたミスで多くの人を巻き込んでしまう可能性がある重要な仕事です。
特に、採用に関わる仕事をしている方は、面接などの日程調整に追われるという場合も少なくないでしょう。『Alternative Work』を運営する株式会社キャスターでも、自社の採用はもちろん、企業の採用を支援するサービスを展開しているため、社内では日々大量の日程調整がおこなわれています。

今回は、採用担当として年間5,000件の日程調整をした経験をもとに、あらゆる職種の方が実践できる日程調整のコツをお伝えします。

たかが日程調整されど日程調整

日程調整は、人と人が会うための時間を調整するという非常にシンプルなもの。作業の難易度としては高いものではありません。

しかし、ミスによって被る損失は大きく、非常に神経を使う業務です。

たとえば、管理職候補の方との面接のスケジュール調整をしたとします。しかし、伝達にミスがあり、面接官が約束の時間になっても現れず、面接が実施できなかったとしたらどうでしょう。候補者は時間を割いてオフィスに訪問しているのに、印象は最悪です。もし、面接ができなかったことで優秀な人材を逃してしまったとしたら、会社にとっては大きな損失になります。

このように、日程調整は決して難しくはないけれど責任が伴う仕事なので、苦手意識を感じている方やできることならやりたくないと思っている方も多いかもしれません。

日程調整の本質は何か？

そもそも、日程調整という業務の本質はなんでしょうか？

日程調整に必要なのは、「正確な情報の伝達」をするコミュニケーションです。さらに、ここで重要なのは誰にとって「正確」なのかということです。

もちろん、自分自身が書き間違えたり伝え間違えたりすることなく、正確な情報を伝達するのは大前提です。しかし、たとえ自分が正確な情報を伝えていても、相手が見間違えたり誤解したりするケースがあります。間違った情報は一切伝えていなくても、結果的に間違って情報が伝わってしまう可能性があるのです。

つまり、日程調整における「正確な情報の伝達」というのは、「自分にとっても相手にとってもミスや誤解が起こりづらいように情報を伝達すること」とも言えます。

では、ミスや誤解が起こりづらい伝え方とはどんなものでしょうか？

ミスや誤解を生まないためには、「前提条件を揃える」と「情報を極限まで絞る」の2点を意識することです。それぞれについて、以下で詳しく説明します。

日程調整のコツ1：前提条件を揃える

まずは、立場や状況の違う相手と前提条件を揃えることが大切です。

たとえば、「午後5時」と「15時」を聞き間違えたり、見間違えたりした経験はないでしょうか。上司に「午後5時で調整して」と言われたと思って調整したら、実は聞き間違いで「15時で調整して」だった…ということも起こり得るのです。

このような間違いを起こさないために、日程は口頭でもテキストでも24時間表記に統一することをおすすめします。Googleカレンダーの時刻なども24時間表示に変えておきましょう。これ以外にも、海外にいる可能性がある方には「日本時間」であることを欠かさず伝えることでミスの防止に繋がります。

言わずもがな、日程調整は2人以上でするもの。それぞれの立場や状況が異なるので、前提条件を揃えておくことがポイントです。

日程調整のコツ2：情報を絞る

必要な情報を正しく伝えるには、不要な情報を伝えないことも大切です。

過去に、日付と曜日が一致していないメールを受け取った経験はないでしょうか。これも日程調整でありがちなミスです。試しに「日付と曜日が違う」とGoogleで検索すると、さまざまな経験談が出てきます。

「日付と曜日が違う」というミスを防ぐのはとても簡単。思い切って、曜日は案内しないことです。

良かれと思ってやっていることでも、ミスに繋がっては意味がありません。日時だけを案内することで、日付と曜日の不一致というミスは起こり得なくなりますし、相手の曜日の勘違いも防ぐことができます。

正しい情報を伝えるために、情報を極限まで絞ることの一例です。

2つのコツを踏まえると、たとえば日時のご案内は次のようになります。

× 9月1日 (木) 午後6時〜
○ 9月1日 18時〜

簡単なことですが、大量に日程調整をする場合などはこれだけでミスの可能性をぐんと抑えられます。

ぜひ、「相手と前提条件を揃える」「情報を極限まで絞る」ということを意識して、日程調整をしてみてください。ミスのない、スムーズなコミュニケーションに繋がるかもしれません。

より詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。