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「脱・属人化」「業務効率UP」 マニュアル作成の3つのコツ

2022/09/27 Tuesday
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入社時や引き継ぎ、何か困ったことがあった時などに活用される「マニュアル」。マニュアルが用意されているとスムーズに業務を進めることができますが、一から作るのはひと苦労…。実際に現場で活用されるためには、“分かりやすいマニュアル”であることが求められます。

そこで、今回は分かりやすいマニュアルに共通する特徴と作成する際のコツをご紹介します。

「人材育成の時短」「属人化の防止」にマニュアルは必須

マニュアルとは、業務の手順を標準化し、一定の成果が期待できるよう情報をまとめたもの。

マニュアルがあることで、人によって違いが出やすい業務の手順や判断基準を均一にすることができ、確認の省略や指示待ちの状態を解消することができます。また、働き方が多様化し、人材が流動的な現代において、マニュアルの活用は人材育成の時短や業務の属人化の防止、業務効率の向上にも繋がります。

とはいえ、重要性は理解していても、マニュアルを作るのは大変な作業です。しかも、ただ手順や方法をまとめれば良いというものではなく、見る人にとって分かりやすい必要があります。

本メディア『Alternative Work』を運営している株式会社キャスターでは、1500名以上がスムーズにフルリモートワークできるよう業務におけるさまざまなマニュアルが存在していますが、実は現場で活用されるマニュアルには以下の3つの共通点があります。

  • 信頼性と分かりやすいビジュアル
  • 誰が読んでも理解できる
  • いつでもどこでもアクセスしやすい

ぜひ、マニュアルを作成する際にはこれら3つのポイントを意識してみてください。

ここからは、それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

POINT1 信頼性と分かりやすいビジュアル

マニュアルを作成する際に重要なのは、「信頼性」と「分かりやすいビジュアル」です。

まず、必要な情報が正確に揃っていることがマニュアルには不可欠です。たとえば、誤字脱字やリンク切れがあったり、業務工程が網羅されていないなど情報の不足があったりすると、信頼性がなく読まれなくなってしまいます。

その上で重要なのが、分かりやすいビジュアルです。「見た目なんてどうでもいいのでは…?」というのは、大きな落とし穴。いくら正確な情報を載せていても、レイアウトに規則性がなかったり、文字だけがぎゅうぎゅうに並んだマニュアルでは読んでもらえないでしょう。

分かりやすい見た目にするためには、画像や動画、文字の装飾などを活用し、レイアウトを整えるのがおすすめです。

以下の画像のBefore/Afterを見てください。

画像を活用することで、どのボタンを押せばよいかが視覚的にも分かりやすくなっています。また、文字の大きさを変えたり太字にしたり、適度な余白を活用することで、重要なポイントがどこなのかが見やすくなっています。

マニュアル作成では、情報の正確性をしっかりと担保したうえで、ぱっと見た時の見やすさも追及することが大切です。

POINT2 誰が読んでも理解できる

マニュアルを作る際、必ず意識したいのが「読み手の視点」です。

理解している側の視点でマニュアルを作ってしまうと、無意識のうちに内容が難解になってしまうケースがあります。5W1Hを意識し、専門用語や略称はなるべく控えましょう。どうしても専門用語を使わないと説明できない場合は、分かりやすい場所に注釈を入れると親切です。

また、ある程度は情報を精査することも必要です。良かれと思って情報を詳しく載せたくなる気持ちも分かりますが、知りたいこと以外の情報が多すぎると、結局は使われない・見られないマニュアルになってしまいます。
伝えたいことよりも、読み手が必要とする情報は何なのかを考え、情報を選定していきましょう。補足情報は、注意事項やQ&Aなどページを分けるだけでも情報を整理することができます。

誰が読むのか、どんな状況で読むのか、具体的に対象者をイメージしながらマニュアルを制作してみてください。

完成したマニュアルは、公開する前に第三者にチェックを依頼するなどのフローを組み込むと、より客観的な目線で見ることができ、運用後の修正を減らすことができます。

POINT3 いつでもどこでもアクセスしやすい

POINT1・2をクリアして完璧なマニュアルを作ったとしても、マニュアルを探すのに時間がかかってしまうようでは現場で活用されません。マニュアルは、いつでもどこからでも必要な時にアクセスできることが重要です。

たとえば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからでも閲覧できるようにしたり、キーワード検索ができるようにするなど、必要な時にすぐに見つかる・関連業務のマニュアルが見つけやすい状態を作っておくことが理想的です。

他に、マニュアルがなかなか見つけられない原因としては、フォルダ分けやファイル名などの「運用ルールが決まっていないこと」が挙げられます。ファイル名に「更新日(例:20220927_XXXXマニュアル)」をつける、半角・全角を統一する、文字の区切りには「_」を入れるなど、マニュアル公開の前には運用ルールもセットで準備しましょう。

マニュアルが探しやすいことは、読み手だけでなく、作成者がマニュアルを定期的に更新をするうえでも便利です。作って終わりではなく、実際に現場で活用され、その後も更新して運用が続けられるマニュアル作りを心がけましょう。

以上が「分かりやすいマニュアル」に共通するポイントと作成のコツでした。マニュアル作成には時間も労力もかかりますが、せっかく作るのであればぜひ上記の3つのポイントを意識して、使われ続ける“生きた”マニュアルにしていきましょう。

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だーすーDA-SU-

フルリモートワーカー歴6年。株式会社キャスターのマーケティング部に所属し、新規施策を中心に担当。前職は転職エージェントに勤務。1歳の息子をこよなく愛している。

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