AI機能が発表され、最近ますます話題のNotion。Notionを導入し始めた企業も多いのではないでしょうか？

今回は、累計500社を超える企業の採用業務を支援する CASTER BIZ recruiting が、採用担当者向けに「採用管理ツール」のNotionテンプレートを作成したのでご紹介します。候補者管理はもちろん、選考通過率、選考設定率などの分析も可能です。

記事内のボタンから無料でダウンロードできますので、ぜひお使いください。

また、「業務に追われていて対応できない……」という方は、 My Assistant（マイアシスタント） が便利です。書類の作成や送付といった業務はもちろん、データ入力や資料作成や画像作成など様々な業務を月額2.5万円で支援します。ぜひご相談ください。

Notionで作った採用管理ツールのポイント

今回作成した採用管理ツールのポイントは以下の3つです。

1.選考の進捗の把握しやすさ
2.職種ごとに選考の分析が可能
3.対応漏れが発生しづらい

1.選考の進捗の把握しやすさ

ポイントひとつめは「候補者の進捗の把握しやすさ」です。

選考の進捗にあわせてチェックをつけることで、選考がどこまで進んでいるかひと目で把握できます。

2.職種ごとに選考の分析が可能

チェックボックスで選考を管理すると、もうひとつ便利なことがあります。それは選考の分析ができる点です。
選考設定率、選考通過率などが選考ごとにパーセント表示されます。

NotionのRollup機能を利用しています。職種ごとに自動計算されるため、レポート作成の手間がかかりません。

自動計算された数値を分析することで、例えば「エンジニアの二次面接での離脱が多そうだ。結果のフィードバックが遅くなっていないか？」など、選考の改善に着手しやすくなります。

3.対応漏れが発生しづらい

候補者管理を選考ステータスごとに、ボードビューで確認できます。

「○○面接実施待ち」の列は待ちの状態なので対応不要。「○○調整中」の列は、メッセージ送付やリマインドの送付などの対応が必要な候補者です。
ボードビューでアクションが必要な候補者を素早く把握できるため、対応漏れが起こりづらいです。

カレンダービューから候補者の次回面接日を把握することもできます。
「翌日面接を控えている候補者にリマインドのメールをする」といったアクションがとれます。

採用管理ツールのNotionテンプレートのダウンロード

今回紹介した採用管理ツールのNotionテンプレートは以下からダウンロードできます。

フォームに入力すると、採用管理ツールの使い方の詳細を記載したスライドが送付されます。
送付されたスライドにNotionテンプレートのURLが記載されています。

採用管理ツールのNotionテンプレートの項目説明

候補者管理のデータベース

「候補者管理」のデータベースには以下の項目が含まれています。

氏名	候補者の氏名を入力
職種	職種を選択（職種のデータベースに職種名の記載が必要）
URL	求人媒体経由での応募の際にURLを入力
履歴書	自社サイト経由などで履歴書・経歴書がある場合にアップロード
応募日	応募日を入力
媒体・エージェント	応募のあった求人媒体やエージェントを選択or入力
経由	スカウト・自己応募など経由を選択or入力
選考ステータス	自社の選考にあわせてステータスを選択（一次面接、二次グループワークなど）
次回面接日	次回面接日が決まったら入力
優先度	優先して選考を進めたい候補者をラベル付け
メモ	選考中のメモを入力（「他社で内定が出ている」など）
チェックボックス	選考の進捗に合わせてチェック（後ほど分析に活用）
入社日	入社予定日を入力

職種のデータベース

「職種」のデータベースには以下の項目が含まれています。

職種名	自社で募集している職種名を入力・作成
書類選考数	候補者管理データベースの「書類選考」のチェック数を職種ごとにカウント
書類選考通過率	「一次面接設定数÷書類選考数」をパーセント表示
書類選考通過数	候補者管理データベースの「書類選考通過」のチェック数を職種ごとにカウント
一次面接設定率	「一次面接設定数÷書類選考通過数」をパーセント表示
一次面接設定数	候補者管理データベースの「一次面接設定」のチェック数を職種ごとにカウント
一次面接通過率	「一次面通過数÷一次面接設定数」をパーセント表示
一次面接通過数	候補者管理データベースの「一次面接通過」のチェック数を職種ごとにカウント

以降の項目は同様に、選考設定数・選考通過数から設定率と通過率を計算しています。

採用管理ツールのNotionテンプレートの応用

今回ダウンロードしたNotionテンプレートをもとに機能を追加すると、さらに使いやすい採用管理ツールにカスタマイズできます。

例えば以下のような機能を追加できますので、興味のある方がいればチャレンジしてみてください。

例）
1. チェックを付けたら自動的に選考ステータスが更新される
2. 流入経路ごとの割合を計算する
3. 面接官のデータベースを作成する
4. 面接のフィードバックを管理する
5. 応募日から内定承諾までの日数を計算する

以上、採用管理ツールのNotionテンプレートの紹介でした。

有料の採用管理システムと比べると機能は劣りますが、ExcelやGoogleスプレッドシートよりもステータス更新やボードビューやカレンダービューへの切り替えが容易で、候補者管理がしやすいです。
データベースとの紐付けも簡単で、アイデア次第でさまざまな機能を追加できます。

今回のNotionテンプレートを使って、自社の選考フローにあった形にカスタマイズしてみましょう。