万能型オールインワンツールとして注目を集めているNotionは、業務の効率化や情報の一元管理に非常に便利なツールです。

しかし、「Notionを使い始めたけど、うまく活用しきれていない」といった企業も多いのではないでしょうか。

今回は、『Alternative Work』を運営する株式会社キャスターのBtoBマーケティング事業（bizhike）の事例をもとに、どのようにNotionを活用しているのかをご紹介します。

bizhikeチームによるNotionの活用事例

まずはbizhikeチームが、Notionをどのような業務で活用しているかをご紹介します。

タスクの依頼

bizhikeでは、業務の依頼やタスクの割り振りをNotionでおこなっています。依頼の際は、あらかじめ作成しておいた依頼テンプレートに依頼内容を記入し、SlackでNotionページを共有します。

これによってスムーズな依頼ができるだけでなく、現在誰がどのようなタスクを持っているかをチームの全員が確認できます。タスクの進捗状況に加え、各々のリソースも目視で把握できるメリットもあります。

顧客や提携先ごとの情報＆議事録

顧客や提携先の情報をNotionでデータベース化し、一元管理しています。ミーティングの議事録や参考資料なども一緒にまとめておくことで、情報が集約され、あちこち探す手間を省けます。
入力情報はもちろん、議事録もテンプレートを作っておけば、さらに作業を簡便化できます。

目標管理と1on1の記録

メンバーとの1on1の内容や、1on1で設定した目標をNotionに蓄積しています。

単なる情報として残すだけではなく、目標達成に向けたアクションを具体的なToDoに起こし、達成の度合いを確認するためのシートとしても活用しています。

感謝を残すThanks log

bizhikeには「感謝を言葉にして伝える」という文化があり、日々Slackで感謝やお礼のメッセージが飛び交っています。

しかし、Slackで送ったメッセージはいずれ流れて見えなくなってしまうため、いつでも見返せるようにNotionを使ってログを残しています。

感謝したい相手を選択すれば、自動でその人に通知が届くようになっているため、見逃しもありません。

個人で利用する「マイページ」

Notion内で、チームのポータルとは別にメンバーそれぞれの個人ページを設け、「マイページ」として使っています。

自由に機能の編集ができるため、頻繁に閲覧するページをブックマークして一覧を作ったり、個人のタスクやスケジュールを管理したりと、それぞれが自分仕様にカスタマイズしてすることが可能です。

なぜNotionを使い始めたのか

bizhikeチームは、以前より「知識の共有」や「ナレッジの蓄積」を重要視する文化がありました。

あらゆる領域で企業の支援をおこなうbizhikeでは、特定の業務をこなす能力だけでなく、営業・マーケティング・ライティング・デザインなど、あらゆる実務を横断的におこなうスキルが求められます。

そのため、業務の進め方やちょっとしたコツといった知見をメンバーで共有し、相互にスキルを高めていこうという文化が強いのです。

これまでそういった情報文書はドキュメントやスライドで作成し、各々で自由に公開していました。

その結果、何が起こったか。どれも有用な情報ばかりであるにもかかわらず、ドキュメントがあちこちに散らばり、「必要なタイミングで探し出せない」「探すのに手間と時間がかかってしまう」「ドキュメントの存在すら忘れ去られてしまう」といったことが起きたのです。

そこで、情報を分散させないために、すべてのドキュメントやスライドをNotionに集約させることにしました。

現在ではナレッジやマニュアルの蓄積に限らず、タスク管理や案件の進捗管理など、あらゆる業務ツールをNotionに集約させています。

「何かあればNotionを確認する」という文化を浸透させることで、ナレッジだけでなく、あらゆる業務をNotionに集約させることに成功しました。

Notionを活用する際のポイント

ここからは、Notionをうまく活用するためのポイントを、bizhikeの実際の活用例をもとにお伝えします。

Notionの不得手を理解する

いくらNotionが万能なツールといえども、不得手は存在します。Notionでは実現が難しいことは無理にNotionに置き換えず、別のツールと連携させるのも、Notionをうまく活用するコツです。

例えばbizhikeチームでは以下のものについて、Notionではなく別のツールを利用しています。

カレンダーの共有
Notionにもカレンダー機能はありますが、チームメンバーやクライアントとカレンダーを共有するなら、Googleカレンダーのほうが便利です。そのためカレンダーはNotionに置き換えず、Googleのまま使っています。

データの分析
Notionではデータベースを作ることはできても、データをもとに複雑な分析や計算をおこなうことはできません。分析については、NotionではなくGoogleスプレッドシートやExcelのピボットテーブルを使っています。

データ系全般の保管
Notionはデータの貼り付けや埋め込みはできるものの、データそのものを保管する場所として使うには不向きです。データはGoogle DriveやDrop boxといった、データ保管専門のサービスを利用するのがおすすめです。

Notionを利用する際に気をつけること

Notionを利用する際に、特に気をつけたいのが「外部共有について」です。
情報漏洩や社外秘情報の流出にもつながるため、企業として必ず理解しておく必要があります。

外部共有の可否
Notionはページごとに外部との共有ができます。デフォルトでは非公開の設定になっているため、勝手にページが外部公開されることはありません。

しかし、何らかの理由で誤って外部公開設定に変更してしまうと、Notionページが誰でも見られる状態になってしまいます。

意図せずして、インターネット上で検索・閲覧ができるように設定してしまうおそれもありますので、十分に注意が必要です。

※ページの公開設定についての詳細は、Notion公式サイトの「公開ページとウェブ上での公開」をご参照ください。

Notionを組織に浸透させるコツ

せっかくNotionを導入しても、組織内で利用が日常化しなければ意味がありません。
Notionを浸透させるための工夫や、Notionが使いやすくなるちょっとしたコツを押さえておくと、さらに活用が進みます。

階層の正確さより見やすさ重視の配置にする

Notionのページを作る際は、日常的に閲覧することを前提に「アクセスしやすい場所」に配置するのがおすすめです。

階層の正確さを重要視しすぎると、頻繁に見る情報が下層に埋もれてしまうこともあります。そうなると探すのが面倒になって、Notion自体が使われなくなります。

必要な情報がすぐに見つかるよう、階層にとらわれすぎず、見つけやすさを重視して配置してください。

見つけた機能は随時共有

「こんな使い方がある」「便利な機能を見つけた」といった有用な情報は、積極的に共有していくことをおすすめします。

Notionを使いこなすための情報を交換しあうことで、よりNotionの利用が進み、組織内での定着につながります。

キーボードショートカットを覚える

Notionでの記述には、マークダウン記法が使えます。見出しを作る・箇条書きにする・アンダーラインを引く・太字に変更する…などが瞬時におこなえて、便利なだけでなく時短にもなります。

逆に、前述のような最低限のショートカットを覚えておかないと、ドキュメントの作成に毎回手間と時間がかかってしまいます。結果、ドキュメントを作るのが面倒に感じて、Notionそのものを使わなくなるおそれがあります。

特にマークダウンは、Notion以外のツールでも採用されており非常に有用です。マークダウンを知らない場合は、Notion導入をきっかけに覚えておいて損はないでしょう。

便利なキーボードショートカットは、公式サイトをご参照ください。

このようにbizhikeチームでは、Notionをより便利に活用するために、そして、より組織で活発に利用していくためにさまざまな工夫を凝らしています。Notionの活用にお悩みの方は参考にしてください。

情報が流れやすく、タスクが漏れてしまうというSlackの問題をNotionで解決する方法を知りたい方は、「「Slackで情報が流れる」問題を解決！SlackとNotionを活用したマルチタスク管理方法」をご覧ください。

Notionについては、「万能ツールNotionでできること、最適なプランを解説」「Notionの始め方とおすすめテンプレート5選」といった記事も紹介しています。ぜひこちらも参考にしてみてください。